Wimi

Espace dédié à un travail pédagogique IUT Charlemagne - InfoNum2 2014-2015

Clemence Chevillon Manon Guyot Valériane André Florine Millard Xiaoying Zhang

Rapport d'évaluation Wimiteam

Membre du groupe	Manon Guyot	Clémence Chevillon	Valériane André	Xiaoying Zhang	Florine Millard
s'occupe de	Gestion des données-Gestion des Membres	Gestion de projet	Gestion des tâches / statistiques	Gestion des documents-Gestion des ressources	Gestion d'incidents /Sécurité

Rapport d’évaluation de la plateforme Wimi André Valeriane : Gestion des tâches-Statistiques Zhang Xiaoying : Gestion des documents-Gestion des ressources Millard Florine : gestion d’incidents/securité Guyot Manon : Gestion des données-Gestion des membres (formulaires, normalisation, outils, agenda, calendrier, visio conférence) (profils authentification) Chevillon Clémence : gestion de projet ( retroplanning, attribution de tâches )

Manon :

Gestion des données :

Espaces de travail : plusieurs groupes, triés “groupe de travail”, par catégorie de documents “mémoire”, “note de cours”, “divers”.

Espace de projet : Un espace projet est un environnement dans lequel des contributeurs peuvent être invités afin de partager des documents, gérer et assigner des tâches, partager un agenda, organiser des réunions et effectuer un suivi du temps de travail. Les espaces projets correspondent à des activités internes ou externes, par un exemple la gestion du marketing ou un projet client.

Chaque espace projet dispose de 6 modules qui lui sont rattachés :

• Documents (partage de documents)

• Tâches (gestion de tâches)

• Agenda (agenda partagé des évènements du projet) : possibilité d’ajouter un événement, de s’abonner à un agenda (via Outlook, Calendrier (MacOS), tri des types d’events “événement”, “tâches”, “réunions” par couleurs.Ci-dessous, l’onglet “Nouvel événement” dans lequel on définit le nom, un lieu, on peutdécrire l’événement, ajouter les participants, créer un rappel pour les participants et enfin dater l’événement (début et fin).

• Réunions (création de réunions par sondage) : indicateurs de présence via des points vert lors présence+accès au profil de l’utilisateur via cet indicateur de présence

• Journal (liste des activités récentes de l'espace projet) : créneaux horaires+disponibilités des participants
• Temps (suivi du temps) : permet de suivre votre activité et celle des autres participants

Points forts : Chat avec un ou plusieurs utilisateurs, pratique pour un environnement professionnel (planification de réunions etc..), contacter en un clic tous les participants, pratique car partage facile.

Points faibles : pas de visioconférence, pratique dans les milieux professionnels.

Gestion des membres :

Possibilité de créer et ajouter un utilisateur à partir d’un compte. CAPTURE

Remplir les informations de base type (nom/login) mais on peut choisir également le type d’utilisateur (“utilisateur”, “administrateur” ou “administrateur principal”)

À quels espaces projets un utilisateur a-t-il accès ?

Les utilisateurs aux rangs de contributeur et administrateur projet voient uniquement les espaces projets auxquels ils participent. Les utilisateurs aux rangs d'administrateur principal ou gestionnaire du Wimi peuvent voir et accéder à tous les espaces projets.

Points forts : une fois de plus on constate un côté professionnel à cette plateforme collaborative, en effet lors de la création d’utilisateur il y a une case “Société” pratique pour avoir un profil professionnel complet.

Points faibles : pas de visioconférence

Clémence :

Gestion de projet :

Wimi compile des fonctionnalités riches et essentielles de la gestion de projet :

Gestion des droits d'accès :

La gestion des droits d'accès permet de contrôler l'accès aux données selon les utilisateurs. Chacun accède uniquement aux données qui le concerne.

Les types de droits d’accès sont :

	Sur le module Document	Sur le module Tâche	Sur le module Agenda	Sur le module Réunion	Sur le module Temps
Type de droits d'accès	Lecture/écriture-Lecture seule-Accès refusé	Toutes les taches- Seules ses tâches - Accès refusé	Lecture/écriture-Lecture seule-Accès refusé	Lecture/écriture- Accès refusé	Lecture/écriture- Accès refusé

Sur Wimi, chaque utilisateur possède un rang. Un rang définit des privilèges généraux sur le Wimi. Les droits d’accès aux différents modules sont définis indépendamment (voir Gestion des droits par espace projet). 4 rangs différents existent :

• Gestionnaire du Wimi : Il s’agit d’un super-administrateur qui peut tout faire sur son Wimi. Il n’existe qu’un seul Gestionnaire par Wimi. Il est seul à pouvoir créer ou supprimer des administrateurs principaux.

• Administrateur principal : un administrateur principal a les mêmes privilèges qu’un gestionnaire mais il ne peut pas accéder à la rubrique « Offres et upgrades » et ne peut pas modifier ou supprimer un autre administrateur principal.

• Administrateur projet : un administrateur projet peut créer des espaces projets et ne pourra accéder qu’aux espaces sur lesquels il a été invité ou ceux qu’il a créé.

• Utilisateur  : un utilisateur n’a pas de privilège particulier sur un Wimi. Il peut uniquement voir, accéder et participer à un espace projet sur lequel il a été invité

Les utilisateurs aux rangs de contributeur et administrateur projet voient uniquement les espaces projets auxquels ils participent. Les utilisateurs aux rangs d'administrateur principal ou gestionnaire du Wimi peuvent voir et accéder à tous les espaces projets. Il est vivement recommandé de ne pas donner un rang d'administrateur principal à un client.

Gestion de projet selon les différentes structures :

https://fr.wimi.pro/notre-offre/pour-qui/

journal de retroplanning :

Le journal projet centralise l’ensemble des notifications concernant l’espace projet considéré. Il liste les événements et activités récentes d'un espace projet. Il est ainsi possible devisualiser l’historique des activités sur chacun des espaces projets. L'ensemble des éléments du journal de l'espace projet sont cliquables et permettent d'accéder aux éléments récemment ajoutés.

Suivi du temps:

Les utilisateurs au rang de contributeurs ne peuvent voir que leur propre suivi du temps. Les administrateurs projet peuvent consulter le suivi du temps des contributeurs aux espaces projets pour qu’ils ont eux-mêmes créés. Les administrateurs principaux et le gestionnaire du Wimi peuvent consulter le suivi du temps de tous les espaces projets et de tous les contributeurs. Dans le cadre de la gestion de vos projets, Wimi permet d’assurer un suivi du temps passé par les différents contributeurs sur chaque projet ou mission grâce au module de gestion du temps. La configuration de la gestion du temps se fait en quelques secondes en sélectionnant les contributeurs pour qui cela est nécessaire et Wimi notifie les contributeurs concernés. Ainsi, le gestionnaire de projet peut se concentrer sur son travail et la gestion du temps est automatisée.

Le gestionnaire de projet pour quels contributeurs un suivi du temps est nécessaire. Grâce au système de gestion du temps (jour ou heure), il est rapidement possible de connaitre le nombre de jours qu’un contributeur a consacré à un projet ou une activité. Chaque contributeur est relancé de façon hebdomadaire par email pour renseigner le temps passé sur un projet. Le gestionnaire peut visualiser le suivi du temps de lui-même,d'un contributeur spécifique ou bien de l’ensemble des contributeurs confondus, pour chaque activité. Le suivi du temps est exportable ( au format CSV par exemple dans le cadre d’une mission réalisée pour un client). L’exportation peut alors être utilisée comme base de facturation de prestation.

Valériane : André Valériane - InfoNum2 Travail Collaboratif

I] Général

Plan possible

Première approche des questions pour l'intro et la conclusion du dossier Quel est l'interet ? → Pouvoir partager un travail à d'autres personnes. Pouvoir être plusieurs sur un même document. Pouvoir le modifier à plusieurs. Est-ce facile à prendre en main ? → S'adapter aux exigences de la plateforme peut sembler assez difficile et nécessite quelques heures de pratiques pour avoir l'outil en main. Il est assez siple d'utilisation mais certaines fonctions restent dur à trouver et à utiliser. Les fonctions principales sont simples d'utilisation. Les difficultés ? → La plus grosse difficulté est de créer un document collaboratif dans le sens où chacun se doit de déposer son travail individuellement sur la plateforme et il faut donc qu'une seule personne télécharge les différents documents déposés et n'en fasse qu'un seul. Même si cette idée permet très rapidement de se rendre compte de qui a fait quoi, de qui a travaillé et de qui a rendu son travail. Limites à identifier ? → Le temps d'utilisation gratuit est un frein. Il n'y a que 30 jours de gratuité et il n'y a que la personne à l'initiative du projet qui est prévenu et qui peut ensuite prévenir les autres.

En 3 pages max, donner les avantages et désavantages, les points forts et les points noirs.

II] Mon travail

5) Gestion des tâches (alertes, forum, diagramme de Gantt...)

8) Statistiques

Questions posées : Où trouver l'information ? Définir les

Xiaoying :

Florine: