Wimi
|
Espace dédié à un travail pédagogique
|
| Membre du groupe | Manon Guyot | Clemence Chevillon | Valériane André | Xiaoying Zhang | Florine Millard |
|---|---|---|---|---|---|
| s'occupe de | Gestion des données - Gestion des Membres | Gestion de projet | Gestion des tâches - statistiques | Gestion des documents - Gestion des ressources | Gestion d'incidents - Sécurité |
Sommaire
Gestion des données
Tout d'abord, il faut choisir un administrateur ici, Manon Guyot. Ensuite nous arrivons sur la page crée, en l’occurrence "InfoNum2-WimiTeam2014" dans lequel nous sélectionnons l'espace voulu. Lorsqu'on a créé plusieurs espaces de travail avec le même nom de compte et le même mot de passe, lors de la connexion, on peut choisir sur quel espace se rendre.
Cela peut être :
Espaces de travail : plusieurs groupes, triés “groupe de travail”, par catégorie de documents “mémoire”, “note de cours”, “divers”.
Espace de projet : Un espace projet est un environnement dans lequel des contributeurs peuvent être invités afin de partager des documents, gérer et assigner des tâches, partager un agenda, organiser des réunions et effectuer un suivi du temps de travail. Les espaces projets correspondent à des activités internes ou externes, par un exemple la gestion du marketing ou un projet client.
Chaque espace projet dispose de 6 modules qui lui sont rattachés :
- Documents (partage de documents)
- Tâches (gestion de tâches)
- Agenda (agenda partagé des événements du projet) : possibilité d’ajouter un événement, de s’abonner à un agenda (via Outlook, Calendrier (MacOS), tri des types d'activité “événement”, “tâches”, “réunions” par couleurs. Ci-dessous, l’onglet “Nouvel événement” dans lequel on définit le nom, un lieu, on peut décrire l’événement, ajouter les participants, créer un rappel pour les participants et enfin dater l’événement (début et fin).
- Réunions (création de réunions par sondage) : indicateurs de présence via des points vert lors présence+accès au profil de l’utilisateur via cet indicateur de présence
- Journal (liste des activités récentes de l'espace projet) : créneaux horaires+disponibilités des participants
- Temps (suivi du temps) : permet de suivre votre activité et celle des autres participants
Points forts : Chat avec un ou plusieurs utilisateurs, pratique pour un environnement professionnel (planification de réunions etc..), contacter en un clic tous les participants, pratique car partage facile.
Points faibles : pas de visioconférence, pratique dans les milieux professionnels.
Gestion des membres
Possibilité de créer et ajouter un utilisateur à partir d’un compte.
Remplir les informations de base type (nom/login) mais on peut choisir également le type d’utilisateur (“utilisateur”, “administrateur” ou “administrateur principal”)
À quels espaces projets un utilisateur a-t-il accès ?
Les utilisateurs aux rangs de contributeur et administrateur projet voient uniquement les espaces projets auxquels ils participent. Les utilisateurs aux rangs d'administrateur principal ou gestionnaire du Wimi peuvent voir et accéder à tous les espaces projets.
Points forts : une fois de plus on constate un côté professionnel à cette plateforme collaborative, en effet lors de la création d’utilisateur il y a une case “Société” pratique pour avoir un profil professionnel complet.
Points faibles : pas de visioconférence
Gestion des documents
Pour un document sur Wimi, on doit le nommer et le classer dans une catégorie et on peut le décrire et en modifier l'image.
Pour un fichier sur Wimi, on peut directement voir son nom, sa taille, son type, la personne rédigée la plus récente et la date de mise en jour (on peut les filtrer par ces 4 catégories) .
Dans le document principal, on peut créer des sous-dossiers pour classifier des fichiers. Il y a encore une corbeille qui nous permet de voir les fichiers supprimés et on peut les restaurer dans le document ou les supprimer définitivement.
Un fichier sur Wimi peut être :
- pré visualisé (aperçu) ;
- commenté ;
- téléchargé sous format enregistré ;
- téléchargé via Google (formats optionnels : docx/odt/rtf/html/txt/pdf).
On peut :
- y a jouter une description ;
- y a jouter une version (choisir un fichier en local et le remplace) ;
- l’éditer via Google ;
- le partager ;
- le rapatrier (après édition) ;
- le supprimer.
Il y a encore un Wimi Disk qui permet de copier et de synchroniser les documents de Wimi sur l’ordinateur ou en portable.
Publication
Il y a deux moyens pour publier un fichier : ajouter des documents en local choisir les fichiers dans les dossiers locaux ; glisser directement les fichiers dans l’encadrement. ajouter des documents de l'extérieur (en ligne)
- de Google Drive ;
- de Dropbox ;
- de Box ;
- de Evernote ;
- par mail.
De plus, il y a une marque de cloche qui peut faire notifier ou ne pas notifier nos actions.
Versioning
Les fichiers publiés gardent une version originale lors de leurs publications. Dans l’option “réglage”, on peut changer le nombre des dernières versions conservées(nombre optionnel : 1/15/50/250/illimité).
Si l'on clique sur “Ajouter version”, le fichier va être remplacé par un nouveau fichier choisi comme une nouvelle version.
- Avant :
- Après :
On peut voir ou cacher les versions historiques, les déversioner ainsi que supprimer celles-ci.
Partage
Pour partager un fichier avec les autres, on peut :
- ajouter les participants dans ce Wimi(ils ont le même droit que le gestionnaire de ce Wimi) ;
- leur envoyer par mail avec un lien de téléchargement en cliquant sur “partager”;
- par Wimi Disk (avec une application sur l'ordinateur ou en portable avec un compte) ;
- le télécharger dans une clé de USB ou un disque.
Types de documents
Les types de documents sont variés : ils peuvent être des documents de référence, des documents multimédia, des documents techniques et aussi des livres et des sites web etc… Pour leurs formats, il y a docx/doc, odt, rtf, html, txt, pdf… Presque tous les formats existés peuvent être utilisés sur Wimi.
Processus de validation
Il n'y a guère de difficultés pour valider un document sur Wimi, il faut seulement déposer le fichier choisi et le publier. Ce processus est pareil pour le gestionnaire et les participants.
Commentaire personnel Après ces observations, on peut voir que Wimi est une plate-forme très pratique pour travailler en groupe des documents ainsi pour quelqu'un qui a l'habitude de noter des affaires de temps en temps dans de différentes applications, car il supporte non seulement un partage des informations pour une collaboration(on peut centraliser les documents dans un espace unique et les suivre facilement), mais aussi une convergence de connaissances entre les individus(on peut travailler avec nos applications favorites tels que Google, Outlook etc.).
Gestion des ressources
Wimi Team possède 2 bureau : bureau San Francisco et bureau Paris.
Wimi Team dispose d'un espace de vidéo sur Youtube, ces vidéos nous montrent comment découvrir Wimi et les interviews sur Wimi.
Comme il n'y a pas de visioconférence, il n'a pas besoin de vidéoprojecteur.
Gestion de projet
Wimi compile des fonctionnalités riches et essentielles de la gestion de projet :
Gestion des droits d'accès
La gestion des droits d'accès permet de contrôler l'accès aux données selon les utilisateurs. Chacun accède uniquement aux données qui le concerne.
Les types de droits d’accès sont :
| Sur le module Document | Sur le module Tâche | Sur le module Agenda | Sur le module Réunion | Sur le module Temps | |
|---|---|---|---|---|---|
| Type de droits d'accès | Lecture/écriture-Lecture seule-Accès refusé | Toutes les taches- Seules ses tâches - Accès refusé | Lecture/écriture-Lecture seule-Accès refusé | Lecture/écriture- Accès refusé | Lecture/écriture- Accès refusé |
Sur Wimi, chaque utilisateur possède un rang. Un rang définit des privilèges généraux sur le Wimi. Les droits d’accès aux différents modules sont définis indépendamment (voir Gestion des droits par espace projet). 4 rangs différents existent :
- Gestionnaire du Wimi : Il s’agit d’un super-administrateur qui peut tout faire sur son Wimi. Il n’existe qu’un seul Gestionnaire par Wimi. Il est seul à pouvoir créer ou supprimer des administrateurs principaux.
- Administrateur principal : un administrateur principal a les mêmes privilèges qu’un gestionnaire mais il ne peut pas accéder à la rubrique « Offres et upgrades » et ne peut pas modifier ou supprimer un autre administrateur principal.
- Administrateur projet : un administrateur projet peut créer des espaces projets et ne pourra accéder qu’aux espaces sur lesquels il a été invité ou ceux qu’il a créé.
- Utilisateur : un utilisateur n’a pas de privilège particulier sur un Wimi. Il peut uniquement voir, accéder et participer à un espace projet sur lequel il a été invité
Les utilisateurs aux rangs de contributeur et administrateur projet voient uniquement les espaces projets auxquels ils participent. Les utilisateurs aux rangs d'administrateur principal ou gestionnaire du Wimi peuvent voir et accéder à tous les espaces projets. Il est vivement recommandé de ne pas donner un rang d'administrateur principal à un client.
journal de retroplanning
Le journal projet centralise l’ensemble des notifications concernant l’espace projet considéré. Il liste les événements et activités récentes d'un espace projet. Il est ainsi possible devisualiser l’historique des activités sur chacun des espaces projets. L'ensemble des éléments du journal de l'espace projet sont cliquables et permettent d'accéder aux éléments récemment ajoutés.
Suivi du temps
Les utilisateurs au rang de contributeurs ne peuvent voir que leur propre suivi du temps. Les administrateurs projet peuvent consulter le suivi du temps des contributeurs aux espaces projets pour qu’ils ont eux-mêmes créés. Les administrateurs principaux et le gestionnaire du Wimi peuvent consulter le suivi du temps de tous les espaces projets et de tous les contributeurs. Dans le cadre de la gestion de vos projets, Wimi permet d’assurer un suivi du temps passé par les différents contributeurs sur chaque projet ou mission grâce au module de gestion du temps. La configuration de la gestion du temps se fait en quelques secondes en sélectionnant les contributeurs pour qui cela est nécessaire et Wimi notifie les contributeurs concernés. Ainsi, le gestionnaire de projet peut se concentrer sur son travail et la gestion du temps est automatisée.
Le gestionnaire de projet pour quels contributeurs un suivi du temps est nécessaire. Grâce au système de gestion du temps (jour ou heure), il est rapidement possible de connaitre le nombre de jours qu’un contributeur a consacré à un projet ou une activité. Chaque contributeur est relancé de façon hebdomadaire par email pour renseigner le temps passé sur un projet. Le gestionnaire peut visualiser le suivi du temps de lui-même,d'un contributeur spécifique ou bien de l’ensemble des contributeurs confondus, pour chaque activité. Le suivi du temps est exportable ( au format CSV par exemple dans le cadre d’une mission réalisée pour un client). L’exportation peut alors être utilisée comme base de facturation de prestation.
Gestion des tâches
Création de tâches
Il est très simple de créer des tâches pour les contributeurs. Elles sont présentées sous forme de liste, la to-do, qu'on peut filtrer et trier pour obtenir une liste adaptée à nos besoins et exigences. Il y a six colonnes. La priorité qu'on peut définir : un point gris si la tache est suspendu, un point vert si celle-ci est basse, un point jaune si elle est moyenne et un point rouge si elle est haute. L'avancée de la tache en pourcentage qui ne se modifie pas automatiquement mais manuellement. La description qui définit la tache à exécuter. La colonne "Allouée à" qui sert à attribuer la gestion de la tache à une autre personne que l'administrateur. Et la catégorie et l'échéance qu'on peut modifier à tout instant.
Les collaborateurs ont accès à l'avancée du projet, des tâches finies et des tâches qui sont en retard comme le montre le pourcentage. Le contributeur a des droits, et selon ces droits, il pourra voir et modifier de une à plusieurs tâches. Les droits étant définis par l'administrateur du projet.
Si les contributeurs ont besoin dans un autre projet de réutiliser les mêmes tâches, il est alors possible d'importer ou d'exporter les listes de tâches depuis Excel, Outlook, Google Tasks, et d'autres gestionnaire de tâches. Accéder à ses tâches sans ordinateur est possible grâce aux applications Wimi ou à la tablette. Il est possible d'ajouter des échéances qui apparaîtront sur l'agenda. Les taches et l'agenda sont liés. Toutes les taches, réunions, modifications, seront notifiées sur l'agenda. Lorsqu'il y a des modifications, le ou les personnes concernées sont prévenues sur la page de leur projet. On y accède en cliquant sur l'icône représentant trois traits horizontaux. Puis on remarque que les alertes sont en rouges.
Points forts : Le traitement d'un projet se fait sur une unique interface très simple à utiliser. Inutile de s'éparpiller sur différentes pages pour travailler. Que ce soit les alertes, les messages, les changements, celles-ci sont facilement identifiables dés la connexion de l'utilisateur. Le responsable d'une modification peut d'ailleurs avertir l'utilisateur par l'envoi d'un message sur sa boîte mail personnelle. Les démarches à suivre sont claires et précises. Tout est identifiable rapidement, les emplacements, la liste des participants, les taches, l'avancement, l'édition des droits...
Points faibles : Je pense que le pourcentage relié à l'avancée des travaux est inutile ou mal construit. Il est en effet difficile pour une personne de juger si sa tache avance de 1%, de 5%, ou de 10%. Est-ce qu'une phrase correspond plutôt à 1% ou à 5%. Et tout dépend de la longueur de la tache demandée.
Moyens de communication entre collaborateurs
Points forts : L'apparence donnée aux différents modes de communication est attrayantes, simple, rapide à trouver. L'idée d'inclure un chat et les messages est bonne. En effet, ces deux outils ne permettent pas les mêmes approches d'une discussion entre une et/ou plusieurs personnes. Le chat sera utilisé dans le as d'un conversation instantanée et immédiate, tandis que les messages seront moins fréquents et émis à une personne lorsque celle-ci n'est pas connectée. Ces outils sont accessibles à tout moment toujours du même endroit sur toutes les pages.
Points faibles : L'application Airtime s'utilise avec Google Chrome ou Firefox pour plus d'efficacité et de compatibilité. Je n'y ai pas eu accès.
Statistiques
Pour consulter les statistiques, il faut aller dans le module « Mon compte », puis dans « Réglages ». On peut ainsi consulter les statistiques d’usage du Wimi, le nombre d’espace projet, le nombre d’utilisateurs et l’espace de stockage utilisé, présents sur le Wimi. Attention, seuls le ou les administrateurs principaux et le gestionnaire du Wimi peuvent les consulter.
Points faibles : Bien que les statistiques aient le mérite d'être claires, elles sont trop superficielles et pas assez détaillées. Il pourrait y avoir le nombre de taches organisées par projet ou encore le nombre de projet finis sur le nombre de projets totaux par exemple.
Sécurité (antivirus, sauvegarde)
"Protection et intégrité"
Wimi fonctionne sur la base de serveur dit « Cloud » ; c’est un groupe d’ordinateurs connectés entre eux via un réseau, travaillant ensemble pour fournir des services d’hébergements ; mais l’hébergement en « nuage » implique certains risques de sécurité comme le fait que les données soient en mouvement : cela créé une vulnérabilité et celles-ci peuvent être compromises sauf cryptage adéquate qui puisse l’empêcher. Malgré cela, ce dispositif est de plus en plus utilisé par les entreprises et laboratoires de recherches qui brassent beaucoup de données sensibles, ce critère appui notre confiance en ce système. Ce serveur dispose d’une maintenance et de mises à jour effectuées par des professionnels de l’hébergement de données quotidiennement, wimi ajoute que leur ressource d’hébergement ne « peuvent pas » tomber en panne puisqu' elles sont tout de suite remplacées de façon transparente. Nous noterons que Wimi a mis le terme « peuvent pas » entre guillemet lui-même ce qui pourrait faire douter un utilisateur vis-à-vis de ces conditions de défaillances fortuites possible du matériel d’hébergement.
"Résilience de l'infrastructure de stockage"
Wimi se sert de la technologie RAID 10 pour le stockage de ses données. Qu’est-ce que RAID 10 ?
C’est le fait de combiner les technologies RAID 0 et RAID 1 pour le stockage des données, cela est dû au type de disque. RAID 1 va enregistrer les données 2 fois sur plusieurs lecteurs, c’est l’effet miroir ; et RAID 0 permet de les enregistrer sur plusieurs disques. De plus, cette technologie apporte une meilleure protection des données. Ses avantages sont une tolérance à la panne, une amélioration des performances ; par contre , cette méthode utilise deux fois plus de place sur les disques, cela coûte plus cher également et c'est un peu plus dure à mettre en place comparé à d'autres technologies RAID.
"La confidentialité"
La confidentialité des échanges et des dossiers partagés par les utilisateurs de wimi est garantie par des certificats numériques s’appuyant sur la technologie SSL (Secure Socket Layer). Un certificat numérique est un genre de carte d'identité numérique ; il permet aux utilisateurs de se protéger grâce à des login et mots de passe propres et uniques. La technologie SSL est un protocole de sécurité qui créé un canal entre deux machines qui communiquent sur internet, sur un réseau interne, sur un serveur web, de façon sûr et protégée. Cette technologie est la plus répandue à l'heure actuelle. Ce certificat numérique permet d'authentifier le serveur du fait de la validation faite par l'autorité numérique et de sécuriser l'envoie et l'intégrité des données entre l'utilisateurs et le serveur de la plateforme. De plus, wimi dispose de deux clés numériques de chiffrement ; pour la cryptographie : une clé "privée" gardée secrète et permettant le déchiffrement des données et une clé "publique" qui est celle qui permet de chiffrer les opérations faites sur wimi pour être envoyées et stockées sur leurs serveurs.
"L'accessibilité"
Wimi travaillant à travers une infrastructure de type « Cloud », l'accessibilité est presque de 100% (« 99,95% ») pour les utilisateurs de cette plateforme. Donc wimi permet une utilisation efficace même si le nombre d'utilisateurs augmente ou diminue, et cela sans subir de ralentissement.
"La sauvegarde de vos données"
Wimi utilise une sauvegarde incrémentielle ; c'est-à-dire que les données sauvegardées ne sont que les modifications ayant eu lieux sur certaines ou toutes les pages, ce ne sont pas des sauvegardes totales et celles-ci sont plus performantes et plus rapides. Cela permet à l'espace de stockage d'être plus faible, et ainsi, pour reconstituer une sauvegarde complète, toutes les sauvegardes précédentes sont regroupées. Cette méthode permet de conserver toutes les données en sécurité sur un serveur distinct. Même en cas de défaillance grave du serveur principal, vos données sont protégées . Les données restent en sécurité sur le serveur secondaire qui lui, par précaution, ne se trouve pas au même endroit géographique que le premier. Cela permet également aux utilisateurs de toujours avoir accès à leurs données.
Gestion des incidents
Wimi a tout un système pour répondre au moindre problème que les utilisateurs peuvent rencontrer , cela correspond à des questions spécifiques munis de liens qui vous renvoie à des fiches explicatives très bien construites. Pour y accéder, dans la page principale on retrouve une icône en forme de clé anglaise du nom de « support », voir ci-dessous :
Ensuite, une fois cette fenêtre « Support » ouverte on tombe sur un petit menu comme suivant :
La-dessus, on clique sur « Base de connaissance » et on retrouve ces questions et liens externes précédemment cités. Voila comment cela apparaît :
Si les questions et les liens stipuler ne concerne pas le ou les problème(s) rencontré(s) par un utilisateur, wimi donne accès à des informations permettant de contacter l'entreprise par courrier papier ou électroniques :
Conclusion de la partie sécurité et gestions des incidents
Wimi est clairement au point et fiable vis-à-vis de la protection de ses données que ce soit au niveau matériel ou virtuel, il garanti leur intégrité ainsi que leur sauvegarde. De plus, il se sent concerné par le bien-être de ses utilisateurs, et pour garder leur confiance tout a été mis en place pour gérer tous les incidents qu'ils pourraient rencontrer.
Sources de la partie sécurité et gestion des incidents
http://www.hebergeurweb.ca/hebergement-cloud/
http://www.dicofr.com/cgi-bin/n.pl/dicofr/definition/20010101004506
http://www.dicofr.com/cgi-bin/n.pl/dicofr/definition/20010101003331
http://www.techopedia.com/definition/17276/redundant-array-of-independent-disks-10-raid-10
https://www.globalsign.fr/centre-information-ssl/definition-ssl.html
http://fr.wikipedia.org/wiki/Cl%C3%A9_de_chiffrement
