Wimi

Espace dédié à un travail pédagogique IUT Charlemagne - InfoNum2 2014-2015

Clemence Chevillon Manon Guyot Valériane André Florine Millard Xiaoying Zhang

Rapport d'évaluation Wimiteam Rapport d’évaluation de la plateforme Wimi André Valeriane : Gestion des tâches-Statistiques Zhang Xiaoying : Gestion des documents-Gestion des ressources Millard Florine : gestion d’incidents/securité Guyot Manon : Gestion des données-Gestion des membres (formulaires, normalisation, outils, agenda, calendrier, visio conférence) (profils authentification) Chevillon Clémence : gestion de projet ( retroplanning, attribution de tâches )

Manon :

Gestion des données :

Espaces de travail : plusieurs groupes, triés “groupe de travail”, par catégorie de documents “mémoire”, “note de cours”, “divers”.

Espace de projet : Un espace projet est un environnement dans lequel des contributeurs peuvent être invités afin de partager des documents, gérer et assigner des tâches, partager un agenda, organiser des réunions et effectuer un suivi du temps de travail. Les espaces projets correspondent à des activités internes ou externes, par un exemple la gestion du marketing ou un projet client. Chaque espace projet dispose de 6 modules qui lui sont rattachés : Documents (partage de documents) Tâches (gestion de tâches) Agenda (agenda partagé des évènements du projet) Possibilité d’ajouter un évènement, de s’abonner à un agenda (via Outlook, Calendrier (MacOS), tri des types d’events “événement”, “tâches”, “réunions” par couleurs. Ci dessous, l’onglet “Nouvel événement” dans lequel on définit le nom, un lieu, on peut décrire l’événement, ajouter les participants, créer un rappel pour les participants et enfin dater l’événement (début et fin). CAPTURES

Points forts : pratique car partage facile+ Points faibles :

Réunions (création de réunions par sondage) Indicateurs de présence : points vert lors présence+accès au profil de l’utilisateur via cet indicateur de présence

CAPTURES

Points forts : Chat avec un ou plusieurs utilisateurs, pratique pour un environnement professionnel (planification de réunions etc..), contacter en un clic tous les participants Points faibles : pas de visioconférence, pratique dans les milieux profesionnels.

Journal (liste des activités récentes de l'espace projet) créneaux horaires+disponibilités des participants Temps (suivi du temps) permet de suivre votre activité et celle des autres participants

Gestion des membres

Possibilité de créer et ajouter un utilisateur à partir d’un compte. CAPTURE

Remplir les informations de base type (nom/login) mais on peut choisir également le type d’utilisateur (“utilisateur”, “administrateur” ou “administrateur principal”)

Point positif : une fois de plus on constate un côté professionnel à cette plateforme collaborative, en effet lors de la création d’utilisateur il y a une case “Société” pratique pour avoir un profil professionnel complet.

À quels espaces projets un utilisateur a-t-il accès ?

Les utilisateurs aux rangs de contributeur et administrateur projet voient uniquement les espaces projets auxquels ils participent. Les utilisateurs aux rangs d'administrateur principal ou gestionnaire du Wimi peuvent voir et accéder à tous les espaces projets.

Points faibles : pas de visioconférence,

Clémence gestion de projet :

Wimi compile des fonctionnalités riches et essentielles de la gestion de projet : -> La gestion des droits:

Gestion des droits d’accès Contrôlez l’accès aux données. Wimi vous permet de gérer des droits d’accès par utilisateur. Vous êtes assuré que chacun accède uniquement aux données qui le concerne. Les types de droits d’accès sont :

Sur le module Document : Lecture/écriture-Lecture seule-Accès refusé Sur le module Tâche : Toutes les taches- Seules ses tâches - Accès refusé Sur le module Agenda : Lecture/écriture-Lecture seule-Accès refusé Sur le module Réunion : Lecture/écriture- Accès refusé Sur le module Temps : Lecture/écriture- Accès refusé

Sur Wimi, chaque utilisateur possède un rang. Un rang définit des privilèges généraux sur le Wimi. Les droits d’accès aux différents modules sont définis indépendamment (voir Gestion des droits par espace projet). 4 rangs différents existent : -Gestionnaire du Wimi : Il s’agit d’un super-administrateur qui peut tout faire sur son Wimi. Il n’existe qu’un seul Gestionnaire par Wimi. Il est seul à pouvoir créer ou supprimer des administrateurs principaux. -Administrateur principal : un administrateur principal a les mêmes privilèges qu’un gestionnaire mais il ne peut pas accéder à la rubrique « Offres et upgrades » et ne peut pas modifier ou supprimer un autre administrateur principal. -Administrateur projet : un administrateur projet peut créer des espaces projets et ne pourra accéder qu’aux espaces sur lesquels il a été invité ou ceux qu’il a créé. -Utilisateur  : un utilisateur n’a pas de privilège particulier sur un Wimi. Il peut uniquement voir, accéder et participer à un espace projet sur lequel il a été invité

Les utilisateurs aux rangs de contributeur et administrateur projet voient uniquement les espaces projets auxquels ils participent. Les utilisateurs aux rangs d'administrateur principal ou gestionnaire du Wimi peuvent voir et accéder à tous les espaces projets. Nous recommandons vivement de ne pas donner un rang d'administrateur principal à un client.

-> gestion de projet selon les différentes structures. https://fr.wimi.pro/notre-offre/pour-qui/

-> journal de retroplanning A quoi sert le journal de l'espace projet ? Le journal projet centralise l’ensemble des notifications concernant l’espace projet considéré. Il liste les événements et activités récentes d'un espace projet. Vous pouvez ainsi visualiser l’historique des activités sur chacun de vos espaces projets. L'ensemble des éléments du journal de l'espace projet sont cliquables et vous permettent d'accéder aux éléments récemment ajoutés. -> le suivi de temps Qui peut consulter le suivi du temps ? Les utilisateurs au rang de contributeurs ne peuvent voir que leur propre suivi du temps. Les administrateurs projet peuvent consulter le suivi du temps des contributeurs aux espaces projets pour qu’ils ont eux-mêmes créés. Les administrateurs principaux et le gestionnaire du Wimi peuvent consulter le suivi du temps de tous les espaces projets et de tous les contributeurs. Dans le cadre de la gestion de vos projets, Wimi vous permet d’assurer un suivi du temps passé par vos contributeurs sur chaque projet ou mission grâce au module de gestion du temps. Configurez la gestion du temps en quelques secondes, sélectionnez les contributeurs pour qui cela est nécessaire et Wimi notifie les contributeurs concernés. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur votre travail et la gestion du temps est automatisée. Suivez le temps passé sur chaque projet Pour chaque projet, vous choisissez pour quels contributeurs un suivi du temps est nécessaire. Grâce au système de gestion du temps (jour ou heure), vous pouvez rapidement connaitre le nombre de jours qu’un contributeur a consacré à un projet ou une activité. Chaque contributeur est relancé de façon hebdomadaire par email pour renseigner le temps passé sur un projet. Obtenez une visibilité sur le temps passé selon vos besoins Pour chaque projet ou activité, vous pouvez visualiser le suivi du temps pour vous, pour un contributeur spécifique ou bien pour l’ensemble des contributeurs confondus. Exportez le suivi du temps Exportez le suivi du temps au format CSV par exemple dans le cadre d’une mission réalisée pour un client. L’exportation peut par exemple être utilisée comme base de facturation de prestation.