Featuremap

Espace dédié à un travail pédagogique IUT Charlemagne - InfoNum2 2014-2015

RAPPORT D'EVALUATION PLATEFORME COLLABORATIVE FEATUREMAP

Présentation générale

FeatureMap est un outil de gestion de projet produit par Salience, une startup française en pleine croissance. Il permet de créer un planning de tâches afin de suivre et de visualiser l'évolution du projet. Il peut être utilisé de manière collaborative pour diviser le travail entre les membres du groupe, et faire part à chacun des membres de l'avancement du projet.

L’outil est disponible en ligne, directement à l’adresse suivante : www.featuremap.co/fr. Le site propose deux modes d’accès, un essai gratuit, et un compte premium d’un coût d’environ 10€ par mois et proposant un espace de stockage de 10Go. Le compte propose de choisir le nombre d’utilisateur, qui s’étend jusqu’à 50 utilisateurs. La plateforme collaborative Featuremap s'adresse à une multitude de personnes comme des chefs de projet, des directeurs marketings, des chefs de produits, des entrepreneurs, etc.

Pour l'analyse de cette plateforme, nous avons catégorisé le site en trois parties :

• Un tableau de bord dans lequel sont organisés les différentes maps

• Une map qui répertorie les fonctions de partage, de gestion des membres

• Une carte qui est le tableau intégré dans la map et dans lequel chacun marquera l'avancement de son travail

Nous allons voir pour chacun de ces niveaux les fonctionnalités, les intérêts et les limites.

Inscription

L’inscription est simple. Il suffit de remplir un formulaire avec :

• Nom d’utilisateur

• Adresse mail

• Mot de passe

• Une confirmation de mot de passe

• Un accord sur les conditions d’utilisations

Il faut ensuite remplir un formulaire complémentaire (qui peut être passé):

• Prénom

• Nom

• Entreprise

• Rôle

• Comment a-t-on connu FeatureMap ?

Fonctionnalités

Creer une map Une map est un genre de tableau d'organisation où toutes les lignes, colonnes et cellules sont modifiables. Une map est propre à un groupe et chacunes d'entre elles ont leurs propres utilisateurs.

Partager / Inviter des collaborateurs Pour rejoindre la map il faut avoir un compte sur featuremaps et il faut avoir l'adresse email utilisée comme identifiant sur le site. Une fois partagée, la map devient accessible par l'utilisateur.

En administrateur : gérer les droits des membres ( administrateur, éditeur, observateur ) Il s'agit de définir les fonctionnalités auxquelles l'utilisateur aura droit.

En éditeur/administrateur : modifier les composants de la map

Creer ou modifier titre Creer ou modifier des colonnes Creer ou modifier des lignes Creer ou modifier des cellules ( intersections )

Modification : titre, description, couleur, état ( a faire, finis...), responsable, importance durée et date limite

Le bench est un espace de discussion entre les membres de la map. Ceux-ci peuvent laisser des post, auxquels ils peuvent répondre via un commentaire, et rajouter des documents extérieurs en pièce jointe.

On peut filtrer les composants de la map par responsable ou par l'état de celles-ci. La map est alors assombrie alors que les taches correspondantes sont mises en avant.

Profil : rajouter un avatar -> celui ci apparait sur toutes les tâches correspondant à l'utilisateur vue plus simple

Agrandir/retrecir les différents espaces ( benchmark / map / journal d'activité )

Générer des documents mais nécessite un compte premium

Gestion de la map

Gestion des membres

Lorsqu'on se trouve sur la map, il est possible d'ajouter de nouvelles personnes en cliquant sur le bouton "partager". Il faut alors entrer l'adresse mail de la personne qu'on souhaite inviter. On peut éventuellement ajouter un message à son intention. On peut ensuite définir son statut :

-Observateur : il a accès à la map mais il ne peut rien modifier.

-Éditeur : il a la possibilité de modifier la map mais ne peut pas gérer les membres.

-Administrateur : il a accès à toutes les fonctionnalités de la map (gestion des membres, de la map, de la plateforme, etc).

Intérêts et points positifs

Featuremap est une plateforme pratique pour réaliser un travail commun, nous en avons dégagé les aspects positifs :

Tableau de bord

Tout d'abord, il est intéressant de pouvoir gérer nos différentes maps grâce au tableau de bord, nous avons ainsi une vue d'ensemble des différentes maps et donc des différents projets en cours. Il est très simple de créer une nouvelle map même si celles-ci sont limitées à deux dans la version gratuite. Cette dernière permet cependant de bien explorer le site et de découvrir la plupart des fonctionnalités.

Plateforme

La plateforme est plutôt bien organisée de façon générale, elle se structure sous forme d'un tableau centrale modulable à volonté et de différentes fonctionnalités réparties tout autour. Grâce au journal d'activité, nous pouvons suivre les évolutions de chacun de façon très précise (à la minute près) afin de diriger au mieux nos travaux d'une fois à l'autre. Il est également facile de retrouver le travail des autres car on peut filtrer en fonction de deux critères : "responsable" et "statuts". Les cases sélectionnées se distinguent alors des autres car elles sont plus vives et les autres plus sombres (comme si elles étaient éteintes). Le système d’utilisation du tableau est intuitif. Contrairement à d’autres usages que l’on peut faire de ce site, détaillés dans la partie suivante.

Grâce à l'outil de gestion des membres, chaque collaborateur peut spécifier son rôle dans ses paramètres. Il peut également ajouter un avatar ou une photo de profil afin qu'on puisse le reconnaître aisément. Le site est également disponible en cinq langues et différentes formules sont disponibles, en fonction des besoins des entreprises qui l'utilisent.

Carte

Au sein de la map, nous avons apprécié la structure sous forme de tableau ainsi que les cases que l'on peut moduler afin de répartir les différentes tâches notamment à l'aide d'un système de couleurs (une large palette est d'ailleurs proposée). Il n'y a pas de limitation de nombre de cases et ces dernières sont extrêmement modulables : on peut définir le statut, le responsable, l’importance, l’échéance et l’estimation ainsi que joindre des fichiers (image ou lien) afin de rendre le travail plus explicite ou d'appuyer nos propos. La création d'une carte est facile et rapide. Nous en avons justement utilisée une pour nous répartir les tâches et essayer les différents outils du site. Cela nous a été utile afin de construire un plan de projet et de regarder l’avancement du travail des collaborateurs car le site est commun. Nous pouvons de plus écrire des commentaires dans chacune des cases afin d'orienter un collaborateur ou de lui donner des conseils.

Difficultés et limites

Lorsque nous avons testé les différentes fonctionnalités de la plateforme Featuremap, nous nous sommes heurtés à un certain nombre de difficultés et de limites :

Tableau de bord

Le tableau de bord est simple, claire et facile à comprendre. Nous avons cependant trouvé dommage le fait que nous ne pouvions filtrer qu'en fonction de deux critères : le nom et la dernière activité. Il n'est de plus pas possible d'organiser ses maps en catégorie et nous nous sommes également rendu compte qu'avec la version gratuite, nous devions nous limiter à deux maps. Etant le seul espace vraiment personnel de la plateforme, il aurait été intéressant d'ajouter quelques fonctionnalités comme un calendrier, un post-it, un répertoire, etc.

Map

Tout d’abord, lorsque nous avons découvert la plateforme, nous avons mis un certain temps à comprendre comment s’en servir. En effet, s’il est très simple de créer une nouvelle map, nous avons été étonné de l’icône qui permet d’inviter des personnes. Celle se caractérise par le mot “partager” mais en la voyant, nous avons plutôt pensé que ce bouton servait à partager notre map sur des réseaux sociaux ou sur des sites.

D’autre part, d’un point de vue plus général, nous avons trouvé dommage le fait qu’il n’était pas possible de partager un seul document : il faut obligatoirement partager tout le travail, ce qui n’est pas pratique lorsqu’on ne s’intéresse qu’à un certain point très particulier du projet en cours. De plus, il n’y a pas d’espace personnel, lieu qui pourrait servir de brouillon : ce qu’on écrit est aussitôt partagé avec tout le reste des invités même lorsque nos tâtonnements intellectuels ne sont pas forcément judicieux.

Carte

Une fois arrivés sur la map, nous nous sommes aperçus que les notions de la carte étaient en anglais et n’étaient pas forcément très claires sur l’utilité à donner aux colonnes, aux lignes ou au cases. En fait, c’est à nous d’organiser notre map, toutes les cases présentant les mêmes fonctionnalités (description, discussion,, importance, responsable, etc). Toute cette liberté peut vite devenir très confuse si l'on n'est pas très bien organisé. Nous n’avons pas remarqué de zone de texte spécifique, il n’y a que la description et la possibilité d’écrire un commentaire ce qui ne permet pas un véritable détail du travail effectué. Ensuite, au sein des cases, il y a une certaine ambiguité entre certaines notions comme “échéance” et “estimation” : que faut-il remplir dans ces cases ? Nous n’avons également pas très bien compris à quoi correspondaient les termes “annulé” “bloqué” et “automatique”. Ces statuts ne sont pas très clairs surtout quand on utilise Featuremap pour la première fois. Aucune aide n’est d’ailleurs proposé quant à son utilisation.

Conclusion

Pour conclure, nous pouvons dire que Featuremap est un outil très pratique dans le cadre d'un projet commun entre différentes personnes puisqu'il permet de lister les différentes tâches à accomplir, de les organiser puis d'en visualiser l'avancement.

Cependant, nous avons trouvé que les fonctionnalités de la plateforme étaient extrêmement limitées comparativement à d'autres plateformes. Les fonctions proposées sont en effet très basiques et le site ne propose pas d'espace personnel.