Acollab
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Espace dédié à un travail pédagogique
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Camille Vannesson Anne Verrier Justine Langlade Ludine Truchot Lise-Marie Kzink
Acollab est un outil de collaboration en ligne dédié aux professionnels, créé par Guillaume Louvel, gérant de l'entreprise Akelio (société informatique spécialisée dans le développement de logiciels et applications web sur mesure, éditeur d'Acollab).
Accéder à Acollab
Sommaire
Création de la plateforme collaborative
- Inscription d'une personne sur la plateforme, qui créé l'espace collaboratif avec un nom de domaine unique.
- Ajouter les membres et leur attribuer des droits d'accès (administrateur, auteur, lecteur).
- Les personnes ajoutées reçoivent un mail et ils n'ont plus qu'à activer leur compte et ont accès librement à l'espace créé.
- L'adresse URL créée à partir du nom de domaine, nous permet d'accéder à la plateforme collaborative.
Répartition des tâches
| Tâche 1 | Tâche 2 | |
|---|---|---|
| Camille | Gestion des membres (authentification, profils) | Gestion des ressources (salles, vidéoprojecteurs, écrans ...) |
| Anne | Gestion des tâches (diagramme de Gantt, alertes, forum) | Sécurité (antivirus, sauvegarde) |
| Lise Marie | Gestion des documents (publication, versionning, partage, types de documents, processus de validation) | Gestion de projet |
| Justine | Statistiques | Gestion des incidents |
| Ludine | Gestion des données (formulaires, normalisation, outils, agenda, calendrier, annuaire, chat, visio conférence, indicateurs de présence, sondages, faq….) |
Gestion des membres
Les membres
Dans le menu de la page d’accueil, l’onglet Equipe permet d’avoir accès à la liste des membres de l’espace de travail courant.
On y retrouve la liste des utilisateurs avec leurs adresses mail, et trois options :
- Ajouter : en ajoutant un utilisateur on peut sélectionner les droits qu’il aura pour les applications sur l’espace. Lorsqu'on ajoute un utilisateur on peut cocher les cases suivantes : le statut de « Super Utilisateur » la personne aura les droits de gestion des espaces et accès à des fonctionnalités en plus qu'un membre normal (création, modification et suppression), le statut de « Gestionnaires des utilisateurs » l’utilisateur aura les droits de gestion des utilisateurs (création, modification des droits, suppression, modification des mots de passe), et envoyer un mail à l'utilisateur.
On peut ensuite choisir entre plusieurs droits : « Administrateur » (gestion des paramètres de l’espace de travail, il sera systématiquement mis également en tant qu'auteur et lecteur et pourra ajouter, inviter d'autres utilisateurs), « Auteur » ( il sera systématiquement mis également en tant que lecteur des pages, messages, fichiers, agenda, projet, forum, en fonction des applications cochées), « Lecteur » (uniquement lecteur des pages, messages, fichiers, agenda, projet, forum, en fonction des applications cochées). Les utilisateurs doivent déjà avoir un compte au préalable pour pouvoir apparaître dans la liste des utilisateurs.
- Inviter : il suffit d’inscrire l’adresse mail et les droits que l’invité aura sur l’espace de travail. L'utilisateur ne sera seulement qu’un invité et non un membre, il ne pourra pas avoir accès à l’annuaire de tous les utilisateurs. Les personnes invitées ne pourront voir que les utilisateurs qui seront dans le même espace qu'eux.
- Envoyer un mail à l'utilisateur : un mail est envoyé à l'adresse de l'utilisateur avec son identifiant et son mot de passe.
Le profil
Le profil de l’utilisateur permet l'accès à : ses droits (qui permet de voir les droits que l'utilisateur possède), ses abonnements, ses préférences (fonction de personnalisation : permet de changer la langue, le fuseau horaire, le format d'affichage des dates, les réglages pour l'agenda), les informations de base (adresse mail, identifiant, parcours et expériences, écoles et diplômes…). L’utilisateur peut configurer les applications qu’il souhaite utiliser (fichiers, projets, agenda, forum…).
On peut également avoir accès aux : Actualités qui correspondent aux actions effectuées par l’utilisateur sur la plateforme de travail, ses espaces de travail. On a également accès aux Espaces qui regroupent la liste des espaces de travail auxquels l’utilisateur fait parti et sur lequel il travail : espaces ouverts, espaces fermés et également ses espaces archivés.
De plus dans le menu d'accueil Tableau de Bord, il est possible de filtrer les actualités : par utilisateur ou en particulier par type (messages, pages, fichiers, agenda, projet, forum, commentaires…). La personne peut également personnaliser son tableau de bord : en lui donnant un nom, en modifiant sa disposition (choisir le nombre de colonne et les dispositions des colonnes), et en organisant l'ordre de ses widgets (tâches, événements, brouillons, actualités, espaces...) dans des zones différentes.
Gestion des ressources
Acollab est une application web qui rassemble toutes les informations des utilisateurs dans son propre intranet. Vis-à-vis des ressources, disposer d'une salle équipée d'un vidéoprojecteur n'est pas nécessaire car il n'y a pas de moyen de communication par écran (visioconférence).
Gestion des tâches
Diagramme de Gant
L'agenda est un onglet qui nous affiche nos événements futurs. Il est composé de quatre sous onglets « Planning », « jour », « semaine », « mois ». Le sous onglet « planning » nous permet de visualiser les 20 prochains événements nous concernant.
Pour chaque événement, nous pouvons renseigner si nous serons présent ou non.On peut également commenter cette liste de présence qui exportable et nous génère un tableau excel.
Le sous onglet « jour » nous permet d’avoir une vision des événements à la journée. Depuis ce sous onglet, on peut facilement déplacer l’heure de l’événement en cliquant et déposant l’événement sur une autre tranche horaire. Les sous onglets « semaine » et « mois» reposent sur le même principe que le « jour » mais se distinguent par le nombre de jours affichés sur une même page. On peut classer les événements par catégories. Chaque événement peut être commenté par les administrateurs et les utilisateurs. Mais les administrateurs peuvent supprimer tous les commentaires tandis que les utilisateurs ne peuvent supprimer que les leur.
Alertes
On peut envoyer des rappels par mail.
Forum
L'onglet forum permet d’avoir un forum interne aux personnes de la plateforme collaborative. Il faut commencer par créer un forum en lui donnant un nom, puis des sous forums qui se divisent en sujets de discussions créés par les utilisateurs. Les sujets de discussions peuvent comporter des messages écrits par les autres utilisateurs en réponse au premier message. On peut s’abonner aux messages publiés sur le forum, c’est-à-dire qu’on reçoit par mail ( en temps réel ou différé en fonction de l’option choisie) un récapitulatif des messages publiés par jour et heure choisis.
Sécurité
"Toutes les informations fournies lors des visites sur acollab sont strictement confidentielles. La collecte et le traitement de ces données a fait l’objet d’une déclaration à la CNIL. AKELIO informe le client qu’il dispose, conformément à cette loi, d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des données le concernant. " Retrouvez ici les conditions générales d'utilisation d'Acollab
Gestion des documents
Gestion de projet
L'application Projet permet de gérer les objectifs et les tâches simplement. On définit d'abord les objectifs (ou liste de tâches) qui vont regrouper les tâches. On créer ensuite les tâches et on les affecte aux membres de l'équipe. On peut personnaliser les statuts des tâches en fonction du projet (à faire, en cours, à tester, à valider, terminé ...) Dès lors que l'on commence à réaliser des tâches, on peut alors mettre à jour l'avancement des tâches, les changer de statut, leur attacher des fichiers comme livrable ... Pour suivre l'avancement du projet, on peut filtrer la liste des tâches par statuts, par dates, par pourcentage d'avancement, par responsable ... Si l'on a souvent des projets similaires, on peut importer les tâches d'un autre projet pour gagner du temps lors de l'initialisation d'un nouveau projet. On peut utiliser les commentaires sur les tâches pour éviter d'envoyer des mails, l'information est directement associée à la tâche concernée. Des notifications par mails nous préviennent lorsqu'une tâche est affectée, lorsqu'une nouvelle tâche est créée, lorsqu'une tâche passe dans un statut qui nous concerne ...
Gestion des objectifs
Les objectifs permettent de regrouper les tâches à effectuer, on peut également considérer les objectifs comme des listes de tâches.
Ajouter un objectif
Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : icône 
à droite de "Objectifs"
Dans le bas de la popup, une zone de saisie permet de saisir le nom de l'objectif. Cliquer sur le bouton "Ajouter" pour créer l'objectif.
- Création de l'objectif "Rapport d'évaluation Acollab".
Supprimer un objectif
Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : icône à droite de "Objectifs"
Dans la popup, à droite de l'objectif concerné : "Supprimer"
Les tâches, qui étaient attachées à cet objectif, n'ont désormais plus d'objectif associé.
Visualiser toutes les tâches associées à un objectif précis
Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : "Objectifs" > Cliquer sur le nom de l'objectif
En cliquant sur le nom d'un objectif l'ensemble des tâches qui sont associées à cet objectif sont affichées dans la partie centrale. On a ainsi un aperçu rapide de toutes les tâches associées à cet objectif.
Gestion des tags
Les Tags permettent de catégoriser les tâches pour pouvoir les retrouver plus facilement et rapidement.
Ajouter un tag à une tâche
Accès : Menu Projet > Cliquer sur le titre d'une tâche cible > Lien « éditer les tags » en bas à gauche
En cliquant sur le lien "éditer les tags ", on ouvre une zone de saisie, où il suffit de saisir les tags en appuyant sur la touche Entrée pour valider les ajouts. Un tag est un mot, si l'on saisit plusieurs mots dans la zone d'ajout d'un tag, plusieurs tags seront associés à la tâche. Pour créer des tags composés de plusieurs mots, on utilise un séparateur tel que « _ ». Un tag ne peut dépasser 30 caractères. On peut ajouter à une tâche autant de tags que l'on souhaite.
Supprimer un Tag sur une tâche
Accès : Menu Projet > Cliquer sur le titre d'une tâche cible > Lien « éditer les tags » en bas à gauche
En cliquant sur le lien « éditer les tags », on voit les tags déjà associés à la tâche dans une zone de saisie, il suffit alors de cliquer sur la petite croix à l'intérieur du tag pour le supprimer directement. Attention, aucune confirmation ne sera demandée.
Voir toutes les tâches ayant un Tag (Tag Cloud)
Accès : Menu Projet > Cliquer sur un tag dans la colonne de gauche
La liste des tâches centrale est filtrée avec les tâches ayant le tag sélectionné.
Statistiques
Gestion des incidents
- Problème de récupération de fichiers (pages copier-coller).
- Profil "Super Utilisateur" qui bloque l'accès à certaines fonctions, comme les statistiques.
Gestion des utilisateurs : limites
- La version gratuite d’Acollab est limitée à 5 utilisateurs. La version payante n’a pas de limite d’utilisateurs et a plus d’espace de stockage.
- Les personnes invitées n'ont pas accès à l'annuaire des utilisateurs.
- Certains statuts bloquent l’accès à certaines fonctionnalités. Les utilisateurs ne peuvent pas tous effectuer les mêmes actions et accéder aux mêmes paramètres, en fonction des statuts et des droits qui ont été attribués. Un simple utilisateur ne peut pas modifier son espace de travail s'il n'est pas administrateur. Les statuts Super Utilisateur et Gestionnaire des utilisateurs possèdent des fonctions en plus que les autres.
- Manque des ressources : pas de visioconférence
Gestion des données
Outils et application
La plate-formes propose plusieurs outils et application de gestion des données : Onglet avec tous les outils et application accessibles sur la plate-forme : Agenda, messages, forum, projet, fichier, pages, Equipe.
Agenda
accès : menu > Agenda
Il permet d’accéder à l’agenda qui permet de visualiser tous les événements futurs concernant le groupe. Cette page affiche tous les événements de tous les espaces dans lesquels les utilisateurs ont des droits de lecture sur l'agenda. Cette page propose également les mêmes fonctionnalités que le module Agenda. Les options dans l’agenda permettent de visualiser le planning sur un jour ou une semaine ou un mois. Ou d'ajouter un événement en cliquant simplement sur le jour souhaité.
Forum
accès : menu > forum
L’application Forum permet de créer notre propre forum interne à notre entreprise, notre équipe ou notre projet. Le principe d'un forum est assez simple, on crée des forums et sous forums sur les thématiques de notre choix, et dans chaque forum, les utilisateurs créent des sujets de discussions (ou questions), et les autres utilisateurs peuvent y répondre via des messages (ou réponses). Donc un forum est constitué de nombreux sujets (ou questions) qui eux-mêmes ont de nombreux messages (ou réponses). Les sujets et messages sont constitués de texte mais peuvent également avoir des fichiers attachés. Dans le forum il existe plusieurs option de gestion : Ajouter un forum, modifier/supprimer un forum, Ajouter un sujet, Ajouter un message.
Indicateurs de présence
cf statistique
Pages
accès : menu > pages
L'application Pages est en fait un Wiki. Elle permet de rédiger et de publier du contenu sous forme de pages web. On peut ainsi l'utiliser pour créer de la documentation, créer des bases de connaissances, en faire un véritable Intranet. Chaque page peut contenir du texte, des images et des liens (liens externes, liens vers des fichiers, lien vers d'autres pages internes). Le principe même d'un wiki est de permettre à chacun de modifier les contenus, ainsi à chaque modification, une nouvelle version est créée mais l'historique de la page est consultable à tout moment. C'est un outil idéal pour de la co-rédaction de contenu. on peut recevoir des notifications lorsqu'une page est modifiée, cela facilite les échanges lorsque on est êtes plusieurs à modifier son contenu. Comme pour les autres applications, chaque page dispose d'une gestion de commentaires. On peut également classer les pages par mot clé pour les retrouver plus facilement. Le contenu des pages ainsi que leurs commentaires sont indexés dans le moteur de recherche central, permettant de retrouver rapidement le contenu désiré. L’application pages permet de :
- Créer de nouvelles pages
- Faire un lien vers une autre page du wiki
- Faire un lien vers un fichier dans une page
- Ajouter une image dans une page
- Modifier une page
- Supprimer une page
- Verrouiller/déverrouiller une page
- Créer un répertoire pour classer les pages
- Créer des tags
- Gérer les commentaires
Fichier
accès : menu > fichier
L'application Fichiers permet de stocker des fichiers en ligne. Cette application offre de nombreuses fonctionnalités pour faciliter la gestion de nos fichiers. Comme sur un ordinateur, on peut gérer une arborescence de répertoires pour classer les documents. il est également possible de gérer automatiquement les différentes versions de nos fichiers et visualiser l'historique des modifications. Chaque fichier peut faire l'objet de commentaires, pour faciliter la création de document en échangeant à plusieurs des informations. on peut également classer les fichiers avec des mots-clés ou tags pour les retrouver plus facilement. De même, on peut utiliser le moteur de recherche central pour rechercher n'importe quel fichier, le titre, mais également le contenu des principaux fichiers (Word, Excel, Powerpoint, PDF, txt, html ...) et les commentaires associés sont indexés dans le moteur de recherche. On peut également recevoir des notifications par mail lorsqu'un nouveau fichier est déposé ou un commentaire est créé.
Messages
accès : menu > messages
L'application Messages permet de centraliser toutes les actualités d'un projet ou de l'équipe. Au lieu d'utiliser les mails pour les communications dédiées au projet ou aux équipes, utiliser l'application Messages pour centraliser les messages Ainsi les messages sont faciles à retrouver, les nouveaux membres de l'équipe ont tout de suite accès aux informations. Comme pour un mail, onpeut attacher des fichiers, insérer des images, des liens... on peut s'abonner pour recevoir par mail les nouveaux messages et les commentaires.
Projet
L'application Projet permet de gérer les objectifs et les tâches de l'équipe simplement. On définie d'abord les objectifs (ou liste de tâches) qui vont regroupe les tâches. On crée ensuite les tâches et que l'on affecte aux membres de notre équipe. On personnalise les statuts des tâches en fonction de notre projet (à faire, en cours, à tester, à valider, terminé ...) On commence à réaliser les tâches, on peut alors mettre à jour l'avancement des tâches, les changer de statut, leur attacher des fichiers comme livrable. Pour suivre l'avancement du projet, on peut filtrer la liste des tâches par statuts, par dates, par pourcentage d'avancement, par responsable. On peut utiliser les commentaires sur les tâches pour éviter d'envoyer des mails, l'information est directement associée à la tâche concernée. Des notifications par mails préviennent lorsqu'une tâche est affectée, lorsqu'une nouvelle tâche est créée, lorsqu'une tâche passe dans un statut qui concerne le groupe.
Limites
La plateforme Acollab n'offre pas certaines application qui peuvent s’avérer très utile pour un groupe dans la création et gestion de projet. Par exemple il n'existe aucune application permettant la visio-conférence, le chat qui offre plus d'immédiateté que le forum, et l'annuaire.
Gestion des droits au contenu
La gestion des droits d'accès s'effectue au niveau de chaque espace et de chaque application de chaque espace.
Gestion des droits au niveau d'un espace
Au niveau de chaque espace, on définie qui est administrateur ou membre de cet espace. Dans un espace, il peut y avoir plusieurs administrateurs si on le souhaite. L'administrateur d'un espace est responsable de la gestion de cet espace, c'est lui par exemple qui peut ajouter ou inviter d'autres utilisateurs à rejoindre cet espace. C'est également lui qui définit quelles sont les applications utiles dans cet espace.
Gestion des droits au niveau d'une application
Au niveau de chaque application de chaque espace, on peut définir qui est administrateur, auteur ou lecteur de l'application. L'administrateur d'un espace est automatiquement administrateur des applications de cet espace. L'administrateur d'une application est automatiquement auteur et lecteur de cette application. Un auteur d’une application est automatiquement lecteur de cette application. On peut ainsi donner accès à un utilisateur à uniquement une application de votre espace même s'il est membre de cet espace. Si par exemple on donne accès à un client ou partenaire à un espace, on peut lui donner accès uniquement à l'application Messages, mais pas à l'application Projet ou Fichiers. Les permissions accordées à chaque type d'utilisateur dépendent de l'application. Il faut se référer à la documentation d'une application pour voir les droits accordés à chaque type d'utilisateur.
