Featuremap

Espace dédié à un travail pédagogique IUT Charlemagne - InfoNum2 2014-2015

RAPPORT D'EVALUATION PLATEFORME COLLABORATIVE FEATUREMAP

A pour contributeurs : Elodie Wenger, Pauline Jehan, Gaétan Hochstetter, Loïc Doublet, Axel Brouilhounat.

Présentation générale

FeatureMap est un outil de gestion de projet produit par Salience, une startup française en pleine croissance. Il permet de créer un planning de tâches afin de suivre et de visualiser l'évolution du projet. Il peut être utilisé de manière collaborative pour diviser le travail entre les membres du groupe, et faire part à chacun des membres de l'avancement du projet.

L’outil est disponible en ligne, directement à l’adresse suivante : www.featuremap.co/fr. Le site propose deux modes d’accès, un essai gratuit, et un compte premium d’un coût d’environ 10€ par mois et proposant un espace de stockage de 10Go. Le compte propose de choisir le nombre d’utilisateur, qui s’étend jusqu’à 50 utilisateurs. La plateforme collaborative Featuremap s'adresse à une multitude de personnes comme des chefs de projet, des directeurs marketings, des chefs de produits, des entrepreneurs, etc.

Pour l'analyse de cette plateforme, nous avons catégorisé le site en trois parties :

• Un tableau de bord dans lequel sont organisés les différentes maps

• Une map qui répertorie les fonctions de partage, de gestion des membres

• Une carte qui est le tableau intégré dans la map et dans lequel chacun marquera l'avancement de son travail

Nous allons voir pour chacun de ces niveaux les fonctionnalités, les intérêts et les limites.

Inscription

L’inscription est simple. Il suffit de remplir un formulaire avec :

• Nom d’utilisateur

• Adresse mail

• Mot de passe

• Une confirmation de mot de passe

• Un accord sur les conditions d’utilisations

Il faut ensuite remplir un formulaire complémentaire (qui peut être passé):

• Prénom

• Nom

• Entreprise

• Rôle

• Comment a-t-on connu FeatureMap ?

Fonctionnalités

Les principales fonctionnalités de FeatureMap sont :

• Créer une map

• Partager / Inviter des collaborateurs

• Gérer les droits des membres ( seulement en administrateur )

• Modifier les composants de la carte

• Lire et publier dans le bench

• Filtrer les composants de la carte

• Modifier son profil

• Générer des documents ( seulement en compte premium )

Les fonctionnalités sont divisées parmi les multiples espaces qui divisent le site web.

Gestion du tableau de bord

Le tableau de bord est la page d’accueil du site, une fois l'utilisateur connecté. On peut accéder aux maps existantes ou en créer de nouvelles via cette page.

Parmi les maps existantes il est possible des les trier par ordre alphabétique (croissant ou décroissant) des noms ou par date des dernières modifications.

Il y a aussi un lien pour passer en compte payant.

Gestion de la map

Une des fonctionalités de FeatureMap est de pouvoir agrandir ou rétrécir (jusqu'à disparition totale) des espaces. Chaque espace définit des fonctions spécifiques qui n'ont pas besoin d'être consultées en permanence.

Les trois espaces à gérer sont sont le bench, le journal d'activité et la carte.

Sous-menu

Il s'agit de l'espace toujours visible, peu importe les changements de taille des éléments, juste en dessous du menu principal. Ce sous-menu regroupe de nombreuses fonctionnalités basées uniquement sur la map.

Cet espace propose 6 éléments ayant chacun leurs fonctionnalités.

L'icône à gauche du nom du projet propose :

• afficher ou cacher le bench

• afficher ou cacher le journal d'activités

• exporter la map en image ou xml

• quitter la map

• supprimer la map

En cliquant sur le nom il est possible de renommer le projet.

Ensuite, au milieu, on peut retourner sur le tableau de bord en cliquant sur "mon tableau de bord", avoir une vue d'ensemble de nos différentes maps ainsi que de nos notifications.

Plus à droite, des icônes de loupes avec une échelle permet de changer les proportions de la carte et des cases du bench sans changer la taille des espaces.

On retrouve ensuite l'option filtrer les composants de la carte par responsable et/ou par statut pour que les résultats attendus soient mis en valeur par rapport au reste.

Partager permet d'inviter des utilisateurs inscrits sur la plateforme à accéder à la map.

Enfin la dernière option "générer" permet de créer des documents words de la map, mais nécessite d'avoir un compte premium.

Bench

Le bench est l'espace de gauche de la map, il peut être masqué, réduit ou agrandi.

Celui-ci permet aux utilisateurs de la map de poster des messages et d'y répondre en laissant des commentaires. Le nombre de bench est illimité et dispose d'une grande capacité de caractère. Cette fonction sert donc de bloc note ou de foire aux questions sans avoir à toucher à la carte en elle-même. Il est possible de laisser des documents externes au site aux membres de la map par le biais de pièces jointes aux posts.

Sur chaque sujet, un espace historique affiche les activités propres au sujet du bench en question.

Enfin chaque post peut être plus ou moins détaillé en remplissant les champs suivants :

• Statut (à faire/en cours/terminé...)

• Responsable (liste des utilisateurs de la map)

• Importance ( faible/moyenne/haute )

• Couleur

• Échéance ( date à selectioner sur un calendrier )

• Estimation ( entrer une valeur )

• Budget ( entrer une valeur )

Journal d'activité

Le journal d'activité recense l'ensemble des activités réalisées sur la map. Cela comprend l'historique de toutes les fonctionnalités ( gestion des membres, publication du bench, modification de la carte...).

Les activités sont affichés de manière chronologique avec la date et l'heure de chacune des activités.

Gestion du profil

Lorsqu'on clique sur notre prénom et nom en haut à droite et que l'on va sur préférence, il nous est proposé de modifier notre profil. Il y a trois catégories.

La première, "compte", nous permet de modifier notre adresse mail, notre nom prénom, le nom de notre entreprise, son rôle et la langue. Il n'est cependant pas possible de modifier notre nom d'utilisateur (pseudo).

La deuxième "avatar" nous permet de changer notre avatar. On peut alors soit télécharger une image soit sélectionné une image basique appelée Gravatar.

Enfin, dans la troisième catégorie "mot de passe", on peut redéfinir notre mot de passe.

Gestion des membres

Lorsqu'on se trouve sur la map, il est possible d'ajouter de nouvelles personnes en cliquant sur le bouton "partager". Il faut alors entrer l'adresse mail de la personne qu'on souhaite inviter. On peut éventuellement ajouter un message à son intention. On peut ensuite définir son statut :

-Observateur : il a accès à la map mais il ne peut rien modifier.

-Éditeur : il a la possibilité de modifier la map mais ne peut pas gérer les membres.

-Administrateur : il a accès à toutes les fonctionnalités de la map (gestion des membres, de la map, de la plateforme, etc).

Aide et feedback

Si l'on rencontre un problème avec la plateforme Featuremap, il est possible d'envoyer un message à une assistance technique en cliquant sur l'icône "Feedback and support" en bas à droite.

Il est également possible de soumettre une idée afin d'améliorer l'utilisation de la plateforme, celle-ci pourra alors être partagée auprès de tous les utilisateurs de Featuremap.

Enfin, cette icône nous donne également accès à des conseils en anglais sur comment adapter le tableau Featuremap à la taille de notre écran.

Gestion de la carte

La carte (le tableau), propose de nombreuses modifications. Tout comme les posts des bench, chaque cellule du tableau peut être modifiée à plusieurs niveaux et l'interface reprise est la même.

Pour chaque cellule du tableau, on peut donc lui attribuer un titre, une description et une pièce jointe. Il est possible pour les utilisateurs de laisser des commentaires.

Il est ensuite possible de rajouter les mêmes critères que sur les benchs, à savoir statut, responsable, importance, moyenne, couleur, échéance, estimation et budget. Ces caractéristiques sont importantes car elles permettent une meilleure visibilité et l'utilisation de la fonction de filtre.

Intérêts et points positifs

Featuremap est une plateforme pratique pour réaliser un travail commun, nous en avons dégagé les aspects positifs :

Tableau de bord

Tout d'abord, il est intéressant de pouvoir gérer nos différentes maps grâce au tableau de bord, nous avons ainsi une vue d'ensemble des différentes maps et donc des différents projets en cours. Il est très simple de créer une nouvelle map même si celles-ci sont limitées à deux dans la version gratuite. Cette dernière permet cependant de bien explorer le site et de découvrir la plupart des fonctionnalités.

Map

La plateforme est plutôt bien organisée de façon générale, elle se structure sous forme d'un tableau centrale modulable à volonté et de différentes fonctionnalités réparties tout autour. Grâce au journal d'activité, nous pouvons suivre les évolutions de chacun de façon très précise (à la minute près) afin de diriger au mieux nos travaux d'une fois à l'autre. Il est également facile de retrouver le travail des autres car on peut filtrer en fonction de deux critères : "responsable" et "statuts". Les cases sélectionnées se distinguent alors des autres car elles sont plus vives et les autres plus sombres (comme si elles étaient éteintes). Le système d’utilisation du tableau est intuitif. Contrairement à d’autres usages que l’on peut faire de ce site, détaillés dans la partie suivante.

Grâce à l'outil de gestion des membres, chaque collaborateur peut spécifier son rôle dans ses paramètres. Il peut également ajouter un avatar ou une photo de profil afin qu'on puisse le reconnaître aisément. Le site est également disponible en cinq langues et différentes formules sont disponibles, en fonction des besoins des entreprises qui l'utilisent.

Carte

Au sein de la map, nous avons apprécié la structure sous forme de tableau ainsi que les cases que l'on peut moduler afin de répartir les différentes tâches notamment à l'aide d'un système de couleurs (une large palette est d'ailleurs proposée). Il n'y a pas de limitation du nombre de cases et ces dernières sont extrêmement modulables : on peut définir le statut, le responsable, l’importance, l’échéance et l’estimation ainsi que joindre des fichiers (image ou lien) afin de rendre le travail plus explicite ou d'appuyer nos propos. La création d'une carte est facile et rapide. Nous en avons justement utilisée une pour nous répartir les tâches et essayer les différents outils du site. Cela nous a été utile afin de construire un plan de projet et de regarder l’avancement du travail des collaborateurs car le site est commun. Nous pouvons de plus écrire des commentaires dans chacune des cases afin d'orienter un collaborateur ou de lui donner des conseils.

Difficultés et limites

Lorsque nous avons testé les différentes fonctionnalités de la plateforme Featuremap, nous nous sommes heurtés à un certain nombre de difficultés et de limites :

Tableau de bord

Le tableau de bord est simple, claire et facile à comprendre. Nous avons cependant trouvé dommage le fait que nous ne pouvions filtrer qu'en fonction de deux critères : le nom et la dernière activité. Il n'est de plus pas possible d'organiser ses maps en catégorie et nous nous sommes également rendu compte qu'avec la version gratuite, nous devions nous limiter à deux maps. Etant le seul espace vraiment personnel de la plateforme, il aurait été intéressant d'ajouter quelques fonctionnalités comme un calendrier, un post-it, un répertoire, etc.

Map

Tout d’abord, lorsque nous avons découvert la plateforme, nous avons mis un certain temps à comprendre comment s’en servir. En effet, s’il est très simple de créer une nouvelle map, nous avons été étonné de l’icône qui permet d’inviter des personnes. Celle se caractérise par le mot “partager” mais en la voyant, nous avons plutôt pensé que ce bouton servait à partager notre map sur des réseaux sociaux ou sur des sites. Mais il s'agit des maps users qui se définissent sous les noms: "administrateur", "observateur" et "éditeur". C'est-à-dire les personnes qui participent au travail collaboratif et leur rôle qu'ils jouent dans celui-ci. L’administrateur a donc accès à toute les fonctionnalités ; l'éditeur a accès à la map, il a la possibilité de modifier la map, mais ne peut pas intégrer de nouvelles personnes tandis que l'observateur n’a accès qu’à la map. Il ne peut rien modifier, commenter ou ajouter. Dans le cas d'une plateforme collaborative, à quoi peut donc servir un observateur, s'il n'a pas de tâche à faire ?

Nous avons également la possibilité de filtrer la carte, mais seulement grâce aux deux critères : "par responsable" et "par statut". Il serait intéressant de pouvoir filtrer par d'autres dispositifs tels que : 'l'importance","l'échéance","l'estimation" ou encore "le budget".

D’autre part, d’un point de vue plus général, nous avons trouvé dommage le fait qu’il n’était pas possible de partager un seul document : il faut obligatoirement partager tout le travail, ce qui n’est pas pratique lorsqu’on ne s’intéresse qu’à un certain point très particulier du projet en cours. De plus, il n’y a pas d’espace personnel, lieu qui pourrait servir de brouillon : ce qu’on écrit est aussitôt partagé avec tout le reste des invités même lorsque nos tâtonnements intellectuels ne sont pas forcément judicieux.

Enfin, l’extraction de la map sous le format d’un document Word n’est pas possible, si on ne possède pas la version Premium. Le seul moyen d’extraction dans notre cas est sous le format image ou XML. Ce qui laisse peu de choix de support quand on veut travailler autrement que sur la plateforme.

Carte

Featuremap est structuré de façon automatique. C’est-à-dire que la partie carte est représenté sous la forme d’un tableau où l’on peut ajouter des commentaires, images et/ ou liens, mais il n'est pas possible de changer cette structure. Bien qu'elle soit modulable, cette structure peut à terme devenir lassante. De plus, nous nous sommes aperçus que les notions de la carte étaient en anglais et n’étaient pas forcément très claires sur l’utilité à donner aux colonnes, aux lignes ou au cases. En fait, c’est à nous d’organiser notre tableau, toutes les cases présentant les mêmes fonctionnalités (description, discussion,, importance, responsable, etc). Toute cette liberté peut vite devenir très confuse si l'on n'est pas très bien organisé.

Nous n’avons pas remarqué de zone de texte spécifique, il n’y a que la description et la possibilité d’écrire un commentaire ce qui ne permet pas un véritable détail du travail effectué. Ensuite, au sein des cases, il y a une certaine ambiguïté entre certaines notions comme “échéance” et “estimation” : que faut-il remplir dans ces cases ? Nous n’avons également pas très bien compris à quoi correspondaient les termes “annulé” “bloqué” et “automatique”. Ces statuts ne sont pas très clairs surtout quand on utilise Featuremap pour la première fois. Aucune aide n’est d’ailleurs proposé quant à son utilisation, seulement quelques conseils en anglais sur comment adapter la carte à la taille de notre écran d'ordinateur.

Conclusion

Pour conclure, nous pouvons dire que Featuremap est un outil très pratique dans le cadre d'un projet commun entre différentes personnes puisqu'il permet de lister les différentes tâches à accomplir, de les organiser puis d'en visualiser l'avancement.

Cependant, nous avons trouvé que les fonctionnalités de la plateforme étaient extrêmement limitées comparativement à d'autres plateformes. Les fonctions proposées sont en effet très basiques et le site ne propose pas d'espace personnel.