Acollab

Espace dédié à un travail pédagogique IUT Charlemagne - InfoNum2 2014-2015

Camille Vannesson Anne Verrier Justine Langlade Ludine Truchot Lise-Marie Kzink

Acollab est un outil de collaboration en ligne dédié aux professionnels, créé par Guillaume Louvel, gérant de l'entreprise Akelio (société informatique spécialisée dans le développement de logiciels et applications web sur mesure, éditeur d'Acollab).

Accéder à Acollab

Création de la plateforme collaborative

- Inscription d'une personne sur la plateforme, qui créé l'espace collaboratif avec un nom de domaine unique.

- Ajoute les membres et leur attribue des droits d'accès (administrateur, auteur, lecteur).

- Les personnes ajoutées reçoivent un mail et ils n'ont plus qu'à activer leur compte et ont accès librement à l'espace créé.

- L'adresse URL créée à partir du nom de domaine, nous permet d'accéder à la plateforme collaborative.

Répartition des tâches

	Tâche 1	Tâche 2
Camille	Gestion des membres (authentification, profils)	Gestion des ressources (salles, vidéoprojecteurs, écrans ...)
Anne	Gestion des tâches (diagramme de Gantt, alertes, forum)	Sécurité (antivirus, sauvegarde)
Lise Marie	Gestion des documents (publication, versionning, partage, types de documents, processus de validation)	Gestion de projet
Justine	Statistiques	Gestion des incidents
Ludine	Gestion des données (formulaires, normalisation, outils, agenda, calendrier, annuaire, chat, visio conférence, indicateurs de présence, sondages, faq….)

Gestion des membres

Sur la page d’accueil, l’onglet Equipe permet d’avoir accès à la liste des utilisateurs de l’espace. On y retrouve la liste des membres avec leurs adresses mail, avec trois options :

Ajouter : en ajoutant un utilisateur on peut sélectionner les droits qu’il aura pour les applications sur l’espace. « Super Utilisateur » l’utilisateur aura les droits de gestion des espaces (création, modification et suppression). « Gestionnaires des utilisateurs » l’utilisateur aura les droits de gestion des utilisateurs (création, modification des droits, suppression, modification des mots de passe). « Administrateur » (gestion des paramètres de l’espace de travail). « Auteur » (accès à la création de pages, messages, fichiers, agenda, projet, forum, en fonction des choix cochés). « Lecteur » (uniquement lecteur des pages, messages, fichiers, agenda, projet, forum, en fonction des choix cochés).

Inviter : il suffit d’inscrire l’adresse mail et les droits que l’invité aura sur l’espace de travail. Il ne sera seulement qu’un invité et non un membre, il ne pourra pas avoir accès à l’annuaire des utilisateurs.

Envoyer un mail à l'utilisateur : un mail envoyé à l'adresse de l'utilisateur avec son identifiant et son mot de passe.

Le profil de l’utilisateur permet l'accès à : ses droits, ses abonnements, ses préférences, les informations de base (adresse mail, identifiant, parcours et expériences, écoles et diplômes…). L’utilisateur peut configurer les applications qu’il souhaite utiliser (fichiers, projets, agenda, forum…).

On peut également avoir accès aux : Actualités qui correspondent aux actions effectuées par l’utilisateur sur la plateforme de travail. Dans le Board sur l’accueil l’actualité peut être filtrée par utilisateur ou un en particulier par type (message, pages, fichiers, agenda, projet, forum, commentaire…). Et également aux Espaces représentant la liste des espaces de travail auxquels l’utilisateur à accès aux espaces ouverts et espaces fermés.

Les limites

- La version gratuite d’Acollab est limitée à 5 utilisateurs. La version payante n’a pas de limite d’utilisateurs et a plus d’espace de stockage.

- Les utilisateurs invités n'ont pas accès à l'annuaire des utilisateurs.

- Certains statuts bloquent l’accès à certaines fonctionnalités. Il faut être administrateur de l’espace pour pouvoir paramétrer l’espace de travail, un simple utilisateur ne pourrait pas le faire. Seuls les Gestionnaire des utilisateurs peuvent modifier les droits d'un utilisateur, et peuvent supprimer un autre utilisateur (les informations sont conservées mais l’utilisateur concerné ne peut plus avoir accès à l’espace, ni modifier quelque chose).

Gestion des tâches

Diagramme de Gant

L'agenda est un onglet qui nous affiche nos événements futurs. Il est composé de quatre sous onglets « Planning », « jour », « semaine », « mois ». Le sous onglet « planning » nous permet de visualiser les 20 prochains événements nous concernant.

Pour chaque événement, nous pouvons renseigner si nous serons présent ou non.On peut également commenter cette liste de présence qui exportable et nous génère un tableau excel.

Le sous onglet « jour » nous permet d’avoir une vision des événements à la journée. Depuis ce sous onglet, on peut facilement déplacer l’heure de l’événement en cliquant et déposant l’événement sur une autre tranche horaire. Les sous onglets «  semaine » et « mois» reposent sur le même principe que le « jour » mais se distinguent par le nombre de jours affichés sur une même page. On peut classer les événements par catégories. Chaque événement peut être commenté par les administrateurs et les utilisateurs. Mais les administrateurs peuvent supprimer tous les commentaires tandis que les utilisateurs ne peuvent supprimer que les leur.

Alertes

On peut envoyer des rappels par mail.

Gestion de projet

L'application Projet permet de gérer les objectifs et les tâches simplement. On définit d'abord les objectifs (ou liste de tâches) qui vont regrouper les tâches. On créer ensuite les tâches et on les affecte aux membres de l'équipe. On peut personnaliser les statuts des tâches en fonction du projet (à faire, en cours, à tester, à valider, terminé ...) Dès lors que l'on commence à réaliser des tâches, on peut alors mettre à jour l'avancement des tâches, les changer de statut, leur attacher des fichiers comme livrable ... Pour suivre l'avancement du projet, on peut filtrer la liste des tâches par statuts, par dates, par pourcentage d'avancement, par responsable ... Si l'on a souvent des projets similaires, on peut importer les tâches d'un autre projet pour gagner du temps lors de l'initialisation d'un nouveau projet. On peut utiliser les commentaires sur les tâches pour éviter d'envoyer des mails, l'information est directement associée à la tâche concernée. Des notifications par mails nous préviennent lorsqu'une tâche est affectée, lorsqu'une nouvelle tâche est créée, lorsqu'une tâche passe dans un statut qui nous concerne ...

Gestion des objectifs

Les objectifs permettent de regrouper les tâches à effectuer, on peut également considérer les objectifs comme des listes de tâches.

Ajouter un objectif

Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : icône à droite de "Objectifs"

Dans le bas de la popup, une zone de saisie permet de saisir le nom de l'objectif. Cliquer sur le bouton "Ajouter" pour créer l'objectif.

- Création de l'objectif "Rapport d'évaluation Acollab".

Supprimer un objectif

Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : icône à droite de "Objectifs"

Dans la popup, à droite de l'objectif concerné : "Supprimer"

Les tâches, qui étaient attachées à cet objectif, n'ont désormais plus d'objectif associé.

Visualiser toutes les tâches associées à un objectif précis

Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : "Objectifs" > Cliquer sur le nom de l'objectif

En cliquant sur le nom d'un objectif l'ensemble des tâches qui sont associées à cet objectif sont affichées dans la partie centrale. On a ainsi un aperçu rapide de toutes les tâches associées à cet objectif.

Gestion des tâches

Ajouter une tâche

Accès : Menu Projet > A droite : "Ajouter une tâche"

On peut soit rapidement créer une tâche, en définissant les informations essentielles de la tâche, via la popup qui s'affiche, soit si l'on souhaite définir toutes les propriétés de la tâche (description, affectation des responsables de la tâche), dans ce cas, dans la popup cliquez sur le bouton "Plus d'informations". En cliquant sur le bouton "Ajouter", on créer la tâche.

Modifier une tâche

Accès : Menu Projet > Dans la liste des tâches : Tâche concernée : Menu déroulant > "Modifier"

Le formulaire de modification de la tâche permet de modifier les caractéristiques de la tâche, et notamment son pourcentage d'avancement.

Confirmer en cliquant sur "Modifier".

Supprimer une tâche

Accès : Menu Projet > Dans la liste des tâches : Tâche concernée : Menu déroulant > "Supprimer"

Une confirmation est demandée, car cette action est irréversible et supprime la tâche définitivement ainsi que les commentaires et fichiers associés.

Confirmer en cliquant sur "OK".

Gestion des incidents

- Problème de récupération de fichiers (pages copier-coller).

- Profil "Super Utilisateur" qui bloque l'accès à certaines fonctions, comme les statistiques.

Gestion des donnés

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