Acollab

Espace dédié à un travail pédagogique IUT Charlemagne - InfoNum2 2014-2015

Camille Vannesson Anne Verrier Justine Langlade Ludine Truchot Lise-Marie Kzink

Acollab est un outil de collaboration en ligne dédié aux professionnels, créé par Guillaume Louvel, gérant de l'entreprise Akelio (société informatique spécialisée dans le développement de logiciels et applications web sur mesure, éditeur d'Acollab).

Création de la plateforme collaborative

- Inscription d'une personne sur la plateforme, qui créé l'espace collaboratif avec un nom de domaine unique.

- Ajoute les membres et leur attribue des droits d'accès (administrateur, auteur, lecteur).

- Les personnes ajoutées reçoivent un mail et ils n'ont plus qu'à activer leur compte et ont accès librement à l'espace créé.

- L'adresse URL créée à partir du nom de domaine, nous permet d'accéder à la plateforme collaborative.

Répartition des tâches

	Tâche 1	Tâche 2
Camille	Gestion des membres (authentification, profils)	Gestion des ressources (salles, vidéoprojecteurs, écrans ...)
Anne	Gestion des tâches (diagramme de Gantt, alertes, forum)	Sécurité (antivirus, sauvegarde)
Lise Marie	Gestion des documents (publication, versionning, partage, types de documents, processus de validation)	Gestion de projet
Justine	Statistiques	Gestion des incidents
Ludine	Gestion des données (formulaires, normalisation, outils, agenda, calendrier, annuaire, chat, visio conférence, indicateurs de présence, sondages, faq….)

Gestion de projet

L'application Projet permet de gérer les objectifs et les tâches simplement. On définit d'abord les objectifs (ou liste de tâches) qui vont regrouper les tâches. On créer ensuite les tâches et on les affecte aux membres de l'équipe. On peut personnaliser les statuts des tâches en fonction du projet (à faire, en cours, à tester, à valider, terminé ...) Dès lors que l'on commence à réaliser des tâches, on peut alors mettre à jour l'avancement des tâches, les changer de statut, leur attacher des fichiers comme livrable ... Pour suivre l'avancement du projet, on peut filtrer la liste des tâches par statuts, par dates, par pourcentage d'avancement, par responsable ... Si l'on a souvent des projets similaires, on peut importer les tâches d'un autre projet pour gagner du temps lors de l'initialisation d'un nouveau projet. On peut utiliser les commentaires sur les tâches pour éviter d'envoyer des mails, l'information est directement associée à la tâche concernée. Des notifications par mails nous préviennent lorsqu'une tâche est affectée, lorsqu'une nouvelle tâche est créée, lorsqu'une tâche passe dans un statut qui nous concerne ...

Gestion des objectifs

Ajouter un objectif

Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : icône à droite de "Objectifs"

Les objectifs permettent de regrouper les tâches à effectuer, on peut également considérer les objectifs comme des listes de tâches.

Dans le bas de la popup, une zone de saisie permet de saisir le nom de l'objectif. Cliquer sur le bouton "Ajouter" pour créer l'objectif.

- Création de l'objectif "Rapport d'évaluation Acollab".

Supprimer un objectif

Accès : Menu Projet > Colonne de gauche : icône à droite de "Objectifs"

Dans la popup, à droite de l'objectif concerné : "Supprimer"

Gestion des tâches

Ajouter une tâche

Accès : Menu Projet > A droite : "Ajouter une tâche"

Pour attribuer une tâche précise à chaque Responsable : "Plus d'informations".

Gestion des incidents

- Problème de récupération de fichiers (pages copier-coller).

- Profil "Super Utilisateur" qui bloque l'accès à certaines fonctions, comme les statistiques.

Gestion des donnés

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