OnlineAgora

GUILLEMIN Margaux BENLAHBIB Sabah JEAN-BAPTISTE Joëlle GONCALVES Rémi VICHARD Thomas

Espace personnel

La prise en main de l’espace personnel a été assez simple à première vue. Cependant, une fois les contacts ajoutés, il a fallu créer le groupe de partage, ce qui n’était possible que par l’administrateur principal. Il est assez difficile de comprendre le fonctionnement de base de OnlineAgora dès lors qu’il faut commencer à poster des documents ou ajouter des membres. En ce qui concerne l’espace personnel, nous allons l’aborder sous 3 aspects, tout d’abord, les difficultés rencontrées au long de l’utilisation, l’efficacité et ce qui est négatif du point de vue de l’utilisation et des fonctionnalités. Difficultés rencontrées Pour commencer, nous avons voulu ajouter chaque membre du groupe dans notre espace personnel, étant donné qu’on ne savait pas encore qu’il y avait un espace collaboratif pour créer le partage de documents. L’ajout de membre se fait par lettre uniquement, il n’est pas global sur le nom. Ce qui veut dire que si un des membre a la lettre Z comme première lettre de son nom de famille et l’un le A et il faudra parcourir toutes les pages pour trouver le dernier. Ce n’est pas très pertinent car cela fait perdre du temps. Le but étant d’avoir un outil intuitif et pratique pour le travail collaboratif. La compréhension de l’outil en lui même a été assez longue car tout est assez vague malgré le nom des catégories. Sans avoir cliquer un peu partout il est assez difficile de trouver ce que l’on cherche. Encore une fois la perte de temps est considérable. L’outil ne semble à première vue pas intuitif du temps et très difficile à prendre en main. Et en ce qui concerne l’utilisation en elle-même, elle fut tout aussi laborieuse étant donnné que rien ne semble pertinent quant au nom des parties, ou alors cela nous mène pas du tout où nous l’attendions. Une fois que nous avions compris plus ou moins le fonctionnement de l’outil, nous avons voulu ajouter les membres du groupes afin de commencer le partage des documents de travail. Cependant, une fois tout le monde enregistré, la plupart d’entre nous n’avons pas reçu de mail de confirmation avec le lien activant définitivement notre compte. Certains membres ont de ce fait eu des difficultés de connexion sur la plateforme. L’outil leur indiquant que le pseudonyme utilisé lors de la connection n’existait pas. Il a fallu que le membre ayant créer le groupe aille sur son compte pour activer le profil des membres pour qui la connexion était impossible. Dans cette même optique, nous n’avions pas remarqué que l’espace personnel et l’espace collaboratif étaient deux choses différentes. Elles ne sont pas vraiment disposées de manières à remarquer cette différence. L’espace collaboratif étant un onglet de l’espace personnel, nous pensions qu’une fois le groupe créer, il le serait aussi dans l’espace collaboratif, alors que ce dernier concernait uniquement les espaces personnels de chacun, nous devions donc créer un autre groupe pour l’espace collaboratif.

Points positifs

L’utilisation de l’espace personnel peut être soutenu par le tutoriel disponible en version PDF permettant ainsi une meilleure prise en main de l’outil. Il explique point par point l’utilisation de l’outil que ce soit pour l’espace personnel que l’outil collaboratif. La plateforme propose les actualités du groupes, mettant en avant le travail de chacun sur la plateforme, ce qui a été fait, modifié, ajouté…

Points négatifs

La version gratuite de OnlineGratuite nous limite beaucoup dans son utilisation puisque son temps d’utilisation est limité et que l’espace de stockage des données personnelles est limité à 5Mo. De plus les documents déposés sur notre espace ne sont pas accessibles par les membres, on pourrait se demander alors quel est l’intérêt d’une telle fonctionnalité. L’onglet des Signets nous permet de créer des tags, sauf qu’on ne sait pas qu’est-ce qui sera tagger dans le site, est-ce les documents ? Ce n’est pas clair et pas expliquer en dehors du PDF, le but étant de comprendre l’utilisation du site sans cette aide.

Le site n’est pas intuitif aux premiers abords, malgré le temps passé dessus, nous ne lui trouvons pas d’utilité particulière étant donné qu’un agenda pourra offrir les mêmes options ainsi que google drive.

Espace collaboratif

Difficultés rencontrées

Création de l’espace collaboratif et ajout des membres

Il a été assez difficile de comprendre comment fonctionne l’espace collaboratif. En effet, nous avons trouvé que l’outil n’était pas vraiment clair, il a fallu quelques instants avant que nous comprenions comment inscrire des membres au groupe par exemple. De plus, l’onglet espace collaboratif est isolé sur la droite du site, et dans une couleur différente, l’espace collaboratif ne devient clair seulement au moment où tous les onglets sont débloqués, c’est à dire lorsque l’on a réussi à se connecter à la communauté que l’on a créé. Avant cela, il existe seulement un onglet “espace collaboratif” avec les mentions “que j’ai créées et “dont je suis membre”. Par ailleurs, cet onglet seul n’attire pas l’oeil sur la page d’accueil, contrairement aux onglets “mes usagers”, “espace personnel” et “je communique” qui sont de couleur orange et qui sont présents à la gauche du site, de haut en bas. L’onglet “espace collaboratif” est à droite de la page, de couleur bleu, et même si cette couleur change du tout au tout avec la couleur orange des onglets à gauche de la page, on a l’impression que cet onglet est moins important que les autres, du fait justement qu’il soit plus petit, mais aussi que sa couleur ne contraste pas assez avec la couleur de fond du site OnlineAgora, on est en présence d’une nuance de bleu qui pourrait faire croire à un onglet d’aide, au premier abord en tous cas.

On ne peut bien évidemment ajouter des membres à l’outil espace collaboratif que si ces membres ont été créés préalablement dans “mes usagers”. La difficulté que nous avons rencontré ici était de mettre tous les usagers sur le même niveau de gestion de la communauté. En effet, au départ, seul celui qui a créé l’espace collaboratif est responsable de la communauté, les autres membres ont seulement des droits spécifiques, voire même aucun droit particulier. Nous avons donc mis un peu de temps avant de comprendre comment il était possible de changer les droits des utilisateurs, étant donné que nous voulions que chaque membre ait tous les droits sur la communauté. Il a été également comliqué de savoir comment modifier les fichiers partagés, ainsi que d’y avoir accès. Compréhension de l’outil

Points positifs

Accès à toutes les versions des documents Partage personnalisé, à tout le groupe ou seulement quelques personnes

On peut aussi partager avec le reste de la communauté nos actualités, du moins, on peut partager l'actualité que l'on suit ou celle qui nous parait importante de communiquer dans le cadre d'un travail par exemple. Cette fonctionnalité met à notre disposition différentes couleurs de "bulles" dans laquelle figurera l'actualité communiqué, ce qui permet par exemple a chaque membre de la communauté de s'attribuer une couleur de bulle et de continuellement publier sous cette couleur, cela permettrait de savoir plus facilement qui a publié quoi. De plus, il est possible d'ajouter une adresse URL à notre texte et un résumé, ce qui permettrait à chacun dans un premier temps de lire le résumé, et en fonction de chacun, on peut aller plus loin en cliquant sur le lien qui serait la source de l'actualité communiquée, par exemple. De plus, des polices sont mises à disposition, ici le mieux serait de mettre au maximum en avant les informations importantes, en utilisant les grosses polices et les couleurs "flaches" comme le rouge. Des tableaux sont aussi utilisables, ce qui permet une plus grande rapidité de lecture de l'information.

==> Plusieurs outils sont mis à disposition pour faciliter le partage d'informations ainsi qu'une lecture rapide de celle-ci.

Observation

Après inscription sur Online Agora, seuls deux onglets apparaissent dans un menu nommé "Communautés" :

            - Que j'ai crées 
            - Dont je suis membre

Il faut créer une communauté afin de voir apparaître le reste des menus et leurs onglets, nous donnant ainsi plus de possibilités. Cela montre en principe que c'est bien une partie collaborative car elle nécessite de créer une communauté afin de pouvoir aller plus loin, mais l'outil ne veille pas à ce qu'il y ait des membres à l'intérieur de la communauté pour donner l'accès au reste des possibilités.

Points négatifs

Version gratuite donc espace de stockage limité à 20Mo Obligation d’avoir un compte google doc pour pouvoir modifier et rapatrier le document

Lorsque l'on veut ajouter des personnes à une communauté, ici les membres de notre groupe à la communauté OnlineAgora Infonum2, on ne peut pas rechercher et cocher en une seule fois toutes les personnes que l'on souhaite ajouter à la communauté, sinon ce genre de manipulation décoche toutes nos sélections et il faut recommencer. Il est alors obligatoire de les ajouter un par un; Cela est une perte de temps.